Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

Предлагаем рассмотреть тему: "порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки" с комментариями профессионалов. Мы старались разъяснить все понятным языков и полностью раскрыть тему. Внимательно причитайте статью и, если возникнут вопросы, вы можете их задать в комментариях или напрямую дежурному консультанту.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.law-education.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F08%2F0-214x300

Трудовая книжка является официальным документом, записи в который вносятся в определенном, установленном законом порядке. Для фиксации сведений о месте работы сотрудника и занимаемой им должности в ней предусмотрены страницы, размеченные особым образом. Но, т.к. многие граждане меняют работу довольно часто, места для внесения новых сведений об их профессиональной деятельности может не хватить.

В этом случае не стоит заводить новую трудовую книжку (тем более такое деяние запрещено законом) – достаточно оформить вкладыш, являющийся официальным приложением к документу.

Решите Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 доб. 882.

Консультация бесплатна!

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.law-education.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F08%2FTKN-01_-300x214

Порядок оформления вкладыша регулируется нормативным документом, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Согласно его положениям, документ должен быть вшит в трудовую книжку, т.е. прикрепить его с помощью степлера или приклеить работодатель не имеет права. Законодатель не устанавливает место в трудовой книжке, к которому должен быть прикреплен вкладыш, поэтому его можно подшить как в конец документа, что более удобно с точки зрения последующей работы с ним, так и в его середину – в этом случае вшить вкладыш гораздо проще с технической точки зрения.

Бланк документа должен быть изготовлен на специализированном предприятии – не допускается использование вкладышей, изготовленных собственноручно или с использованием компьютерной техники

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.law-education.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F08%2Fvklad-1_-272x300

Титульный лист вкладыша должен быть оформлен по аналогии с титульным листом трудовой книжки. На нем должны быть указаны следующие сведения:
  • номер трудовой книжки, в которую вшит документ;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата рождения;
  • образование и основная профессия, полученная им в процессе обучения;
  • дата заполнения документа;
  • подписи владельца книжки и лица, ответственного за ведение документа в организации, где он был оформлен;
  • печать организации.

В трудовой книжке должен быть проставлен специальный штамп, который указывает на то, что к документу был выдан вкладыш. В него необходимо вписать информацию о номере и серии вкладыша. Как правило, штамп ставится на первую страницу документа.

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=http%3A%2F%2Fwww.law-education.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F08%2FStamp-05_-300x144

Количество вкладышей, которые можно присоединить к трудовой книжке законом не регламентируется, следовательно, их может быть неограниченное количество. Стоит отметить, что для каждого нового приложения в трудовую книжку должен быть поставлен соответствующий штамп.

Нумерация листов вкладыша начинается с числа, следующего за номером последней страницы трудовой.

Распространенные ошибки, возникающие при оформлении вкладышей

Нередко неопытные кадровики допускают следующие ошибки при оформлении документов:

Внесение изменений и правок во вкладыш, заполненный некорректно. Законодатель запрещает вносить исправления в официальные документы, поэтому вкладыш, заполненный с ошибкой, следует утилизировать. Об этой процедуре следует составить акт, а уникальный номер вкладыша вырезать и вклеить в журнал учета официальных документов.

Оформление вкладыша после того, как запись о нем будет внесена в трудовую книжку. В том случае, если вкладыш будет испорчен, его можно утилизировать, но при этом запись с указанием его уникального номера уже будет внесена в официальный документ. Для того чтобы избежать бумажной волокиты с внесением записи о недействительности штампа и регистрацией нового вкладыша, стоит оформить его в первую очередь, после чего зафиксировать этот факт в трудовой.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

В оформлении вкладыша для трудовой книжки нет ничего сложного, поэтому справиться с этой процедурой сможет даже человек без специальной подготовки. Законодатель не предъявляет жестких требований к месту, в которое будет подшито приложение, а так же не устанавливает сложных реквизитов, которые необходимо заполнить – как правило, все сведения, необходимые для оформления вкладыша, указаны на титульном листе самой трудовой (за исключением случае, когда человек сменил фамилию или получил образование, степень которого выше, чем у предыдущего).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как
решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 доб. 882.

Консультация бесплатна!

Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.

К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника. С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны. В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Читайте так же:  Долевое строительство – что это такое и о чем нужно знать

Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Голографическая голограмма является не обязательным. Но всё же, для защиты заполненных полей в бланках строгой отчётности, можно воспользоваться средством доп.защиты информации – это голограмма. Она может устанавливаться по желанию работодателя, который выдал трудовую книжку и вкладыш. Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.

Бланками строгой отчётности являются и трудовые книжки, и вкладыши. Хранятся они у материально-ответственного лица в сейфе, а учёт по ним ведётся за балансом.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.

Вкладыш выдается сотрудником администрации при условии, что все позиции в трудовой книжке или предыдущего вкладыша полностью использованы.

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

В правилах не прописано, куда ставится штамп о выдаче вкладыша. Как показывает практика, он с оттиском «Выдан вкладыш» штампуется на первой странице (титульном листе) книжки, а не вкладыша. Проставляется он на пустое место, чтобы не закрывать записи сведений о работнике на первой странице. Около штампа указываются дата выдачи вкладыша, его номер и серия.

На титульной странице вкладыша указывается:

Дата заполнения вкладыша проставляется на его титульной стороне. В графе, где указывается дата, нельзя указывать дату заполнения трудовой книжки, в ней указывается только дата заполнения вкладыша.

Продолжением трудовой книжки является вкладыш, поэтому нумерация в нём продолжается и не прерывается.

Например: Последняя позиция в книжке была за номером 14, то последующая запись будет начинаться с номера 15.

Печать на сведения о выдаче вкладыша не ставиться. В правилах говориться только о штампе.

После заполнения сведений о работе, а также титульного листа вкладыша, необходимо его подшить к основному документы. В правилах не прописано, куда должен вкладыш подшиваться, — в конец, середину или начало. Поэтому сотрудник, наделённый правом по ведению трудовых книжек, самостоятельно решает, куда его удобнее подшить. Как показывает практика, легче вшить в середину трудовой книжки.

Если у представителя администрации отсутствует новый вкладыш, то категорически запрещается вшивать чистые листы бумаги или заводить вместо вкладыша новую трудовую книжку.

Хочется отметить, что вкладыш без трудовой книжки не имеет юридической силы.

Какое количество вкладышей можно прикреплять к одной трудовой книжке, нигде не прописано. Поэтому пришивать можно неограниченное количество раз.

За сохранность и трудовой книжки и соответственно вкладыша отвечает:

  • Работодатель, если гражданин работает по трудовой книжке;
  • Работник, если гражданин в данный момент времени не работает.

В случае утраты, по каким-либо причинам, выдаётся дубликат. Если человек сам потерял трудовую книжку вместе с вкладышем, то необходимо обратиться на последнее место работы, для выдачи дубликата.

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

При заполнении вкладыша по невнимательности могут быть допущены ошибки. Если запись вносилась в новый вкладыш, то испорченный вкладыш необходимо уничтожить, а взамен его выписать новый. Вначале лучше заполнить позиции в вкладыше, а затем на титульном листе поставить штамп с реквизитами о выданном вкладыше.

Часто встречаемая ошибка заключается в том, что сотрудник отдела кадров не заметил, что закончился раздел «Сведения о работе» и занёс запись в раздел «Сведения о награждениях». В таком случае зачёркивать запись во вкладыше нельзя, это касается книжки тоже. Исправления вносятся таким способом, что следующим номером (позицией) делается запись, в которой прописывается, что предыдущая внесённая запись является не действительной. Далее вносятся правильные данные в нужный раздел вкладыша.

Фамилию человек поменял, в период когда вкладыш:

В обеих ситуациях запись о смене Ф.И.О. (фамилии, имени, отчества) делается на титульном листе книжки с внутренней стороны, при этом ставиться подпись с расшифровкой лица внёсшего запись о смене фамилии и печать организации.

Если неверная запись внесена предыдущими работодателями, то по действующему законодательству можно исправить выявленной ошибку работодателем, у которого в текущий момент времени находится книжка, на основании официального документа (письма) работодателя совершившего ошибку.

Для этого следующей по порядку вносится запись, в которой написано, что «Запись считать недействительной за номером таким-то». Следующей позицией написать правильную запись, с указанием номера приказа, на основании которого была ошибочно вписана запись.

Совет: проверяйте оформление записей сотрудниками кадровых служб, в трудовой книжке и вкладыше, при приёме, увольнении, перемещении, чтобы избежать недоразумения (проблемы) при определении Вам стажа работы при начислении пенсии в дальнейшем, в отделении Пенсионного Фонда.

Работодатель, у которого в текущий момент времени работает сотрудник, обязан приобрести вкладыш в магазине отдела канцелярских товаров, в случаях, если нет пустых страницы:

Читайте так же:  Брачный договор о раздельной собственности образец, форма и содержание, порядок оформления и вступле

В организациях торгующих вкладышами в трудовую книжку цена складывается у каждого своя.

При приёме на работу сотрудника стоимость:

  • приобретённой книжки, если это первое место работы (начало трудовой деятельности);
  • вкладыша

удерживается из заработной платы, согласно написанному заявлению.

В бухгалтерском учёте операции по выдаче и получению платы за выданную трудовую книжку и вкладышей работникам отражают следующими бухгалтерскими проводками:

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=https%3A%2F%2Ftrud.expert%2Fwp-content%2Fplugins%2Fa3-lazy-load%2Fassets%2Fimages%2Flazy_placeholder

Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=https%3A%2F%2Fhr-portal.ru%2Fimg%2Fop%2Fkak-pravilno-vydat-vkladysh-v-trudovuju-knizhku

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

  1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
  2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
  3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ. Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.
Читайте так же:  Как выбрать квартиру в новостройке

Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки proxy?url=https%3A%2F%2Fhr-portal.ru%2Fimg%2Fop%2Fizmenenie-familii-vo-vkladyshe-trudovoj-knizhki

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.
  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

В актах трудового законодательства РФ не имеется четких предписаний по поводу того, в какой именно части бланка книжки пришивать вкладыши, каким должен быть цвет ниток и сколько должно быть проколов иглой или шилом. Эти вопросы не являются принципиально важными, поэтому все они решаются в отделе кадров предприятия или организации.

Трудовые книжки – одни из самых важных документов граждан Российской Федерации. Как и любой другой документ, трудовая рассчитана на максимально возможный объем информации, однако довольно часто происходит так, что всего бланка не хватает. Поэтому трудовым законодательством предусмотрен специальный вкладыш. Этот вкладыш является полноценным документом, но без трудовой не признается действительным. Поэтому нужно знать точно, как подшивается вкладыш в трудовую книжку.

Четких рекомендаций или обязательных требований к месту подшивки, цвету или типу ниток для подшивания в Правилах заполнения и ведения трудовых книжек не существует, но следуя логике и удобству, преимущественно работники отделов кадров подшивают этот документ, в промежуток между задней обложкой и последним листом основной трудовой.

  1. Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
  2. На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
  3. На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги. Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации.

Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.
Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках. Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным.

В отличии от трудовой книжки, которая при первом трудоустройстве всегда выдается на безвозмездной основе, плата за бланк вкладыша все-таки взымается с работника, за исключением тех случаев, когда бланк сего документа испорчен по вине кадрового работника, и заводится новый вкладыш, который оплачивает уже работодатель.

В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш ведется в соответствии с теми же правилами, которые установлены при ведении трудовой книжки, но, тем не менее учитывая некоторые нюансы, а также отсутствие отдельно разработанных правил, возникает множество вопросов при внесении тех иных данных.

Не принимая во внимание идеологическую сторону вопроса, типа, трудовая книжка – наследие «совка»: с одной стороны, в век IT технологий бумажные варианты документов учета действительно устарели, а с другой стороны, есть опыт Аргентины, с многотысячными очередями людей, информация о трудовом стаже которых была утрачена в процессе оцифровки документов. Эта история длилась в течение нескольких лет, пока Верховный суд Аргентины не обязал Собес принимать устные заявления граждан и выдавать им сертификат государственного образца о трудовом стаже, начиная аж с 1977 года. Поэтому, на фоне перманентных пенсионных нововведений в России, законодательная инициатива по ликвидации трудовых книжек может действительно восприниматься как ущемление социальных прав граждан.

Читайте так же:  Срок хранения квитанций за коммунальные услуги

Законотворцы выступали с инициативой отмены бумажных носителей информации о трудовом стаже и квалификации, переведя учет трудовых достижений граждан в более современный вид, еще в 2012 году. Отмена планировалась постепенно, в течение десяти лет. Информация об этом вызвала противоречивые настроения у граждан.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

Трудовая книжка является официальным документом, записи в который вносятся в определенном, установленном законом порядке. Для фиксации сведений о месте работы сотрудника и занимаемой им должности в ней предусмотрены страницы, размеченные особым образом. Но, т.к. многие граждане меняют работу довольно часто, места для внесения новых сведений об их профессиональной деятельности может не хватить.

Количество вкладышей, которые можно присоединить к трудовой книжке законом не регламентируется, следовательно, их может быть неограниченное количество. Стоит отметить, что для каждого нового приложения в трудовую книжку должен быть поставлен соответствующий штамп.

При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.

Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша).

Правила ведения и хранения трудовых книжек не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». На практике такой штамп чаще всего ставится на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.

Обоснование: В соответствии с п.п. 38, 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») (далее по тексту – Правила ведения и хранения трудовых книжек), вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку и оформлен по правилам заполнения и ведения трудовой книжки. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.

  • Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
  • Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
    • полные ФИО согласно паспорту;
    • дата рождения;
    • образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
    • профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
    • дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
    • фамилия кадрового работника.

    Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки

    Трудовая книжка является официальным документом, записи в который вносятся в определенном, установленном законом порядке. Для фиксации сведений о месте работы сотрудника и занимаемой им должности в ней предусмотрены страницы, размеченные особым образом. Но, т.к. многие граждане меняют работу довольно часто, места для внесения новых сведений об их профессиональной деятельности может не хватить.

    Внесение изменений и правок во вкладыш, заполненный некорректно. Законодатель запрещает вносить исправления в официальные документы, поэтому вкладыш, заполненный с ошибкой, следует утилизировать. Об этой процедуре следует составить акт, а уникальный номер вкладыша вырезать и вклеить в журнал учета официальных документов.

    Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

    Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

    При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье.

    Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

    Вопросы «прикрепления» вкладыша к трудовой книжке пока не регламентированы ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 и постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69). Поэтому компания вправе сама решить, какого способа оформления придерживаться.

    Трудовым законодательством конкретный порядок внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Исходя из общего порядка внесения записей и принципа их последовательного оформления на практике сложился следующий подход.

    Оформление и нумерация записей во вкладыше в трудовой книжке

    • нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек;
    • вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой;
    • в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.

    Оформить вкладыш в трудовую книжку лично в 2018 году обязаны индивидуальные предприниматели. Они самостоятельно покупают бланки, причем продажа вкладышей происходит специализированными организациями, что защищает их распространение среди посторонних лиц.

    Как правильно оформляется вкладыш в трудовую книжку

    Cложная ситуация на рынке труда, а также желание найти более высокооплачиваемую работу вынуждает многих граждан со временем менять место занятости. Иногда это требует от человека оформления нового вкладыша в трудовую книжку, поскольку все свободные страницы в ней уже заполнены.

    Если сотрудник официально сменил фамилию, соответствующие изменения должны быть произведены не только на трудовой книжке, но и на вкладыше. Для этого перечеркивается старая фамилия и вместо неё пишется новая. На обратной стороне оформляется запись с номером и датой государственного свидетельства, на основании которого было выполнено изменение паспортных данных.

    Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец, инструкция и куда именно

    • сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт;
    • сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным;
    • внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

    По длительности вшивание 1 страницы (листа) может занять 15 минут, но и здесь есть ряд тонкостей, на которые следует обратить внимание. Далеко не все сотрудники отдела кадров знают о них, и в первую очередь это связано с отсутствием четкого закона с указанием правильного порядка действий.

    Изображение - Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку, советы и частые ошибки 488955668
    Автор статьи: Софья Строганова

    Здравствуйте. Меня зовут Софья. Я уже более 9 лет работаю юристом. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные и не очень вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в удобном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима  консультация с профессионалами.

    Обо мнеОбратная связь
    Оцените статью:
Читайте так же:  Перепланировка квартиры в ипотеке
Оценка 5 проголосовавших: 7

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here